Gedwongen door de Corona-gerelateerde omstandigheden wordt veel thuis gewerkt. Daarbij rijst de vraag hoe de werkkostenregeling (WKR) optimaal benut kan worden om de thuiswerkplek van werknemers te verbeteren c.q. het thuiswerken te faciliteren. Kan de inrichting van de werkplek belastingvrij worden vergoed, kunnen (extra) energiekosten worden vergoed, etcetera?
Gebruikelijkheidscriterium
In de eerste plaats; het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon (vrije ruimte WKR of 80% eindheffing) is alleen mogelijk als niet in strijd met het gebruikelijkheidscriterium wordt gehandeld. ‘Gebruikelijk’ wil zeggen dat als eindheffingsloon aangewezen posten niet meer dan 30% afwijken van wat in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is.
Volgens de vuistregel van de belastingdienst kan per werknemer per kalenderjaar, zonder strijd met het gebruikelijkheidscriterium, in ieder geval tot € 2.400 ten laste van de vrije WKR-ruimte worden gebracht.
Werkgevers zullen nu, vanwege de coronacrisis, in toenemende mate kosten voor hun rekening nemen die in het verleden niet of slechts beperkt voorkwamen, zoals thuiswerkkosten. Wat is dan gebruikelijk? Hoe wordt dit getoetst?
Bij de gebruikelijkheidstoets draait het om wat gezien de omstandigheden gebruikelijk is aan te wijzen als eindheffingsloon. Nu de coronacrisis pas in 2020 is gaan spelen, biedt het verleden geen (goed) handvat voor het toepassen van de gebruikelijkheidstoets. Het gaat dan om de omstandigheden van nu. Reëel is dan om wat werkgevers in verband met de coronacrisis als eindheffingsloon plegen aan te wijzen als uitgangspunt te nemen.
Arbovoorzieningen
De werkgever draagt ingevolge de Arbeidsomstandighedenwet ook verantwoordelijkheid voor de thuiswerkplek. De werkgever heeft de verplichting erop toe te zien dat de werknemer thuis goed en veilig kan werken.
Voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van zaken, die ertoe bijdragen dat de werkomstandigheden in de werkruimte thuis in overeenstemming zijn met de Arbeidsomstandighedenwet (bijv. bureau, stoel, verlichting, beeldschermbril e.d.), geldt een gerichte vrijstelling. Voorwaarde is dat de werknemer geen eigen bijdrage hoeft te betalen en daadwerkelijk (deels) thuis werkt in het kader van de dienstbetrekking.
NB De crisis is van tijdelijke aard. De noodzaak tot thuiswerken derhalve ook. Attentiepunt is dat als na afloop van de crisis niet meer thuis wordt gewerkt, maar de werknemer wel de tijdens de crisis verstrekte/vergoede Arbo-voorzieningen mag behouden, vanaf dat moment niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling.
Belastingheffing kan eventueel worden voorkomen door de werknemer deze zaken te laten overnemen voor waarde in het economische verkeer. Alternatief is het aanwijzen van deze post als eindheffingsloon: onderbrengen in de vrije ruimte of 80% eindheffing.
ICT-/communicatiemiddelen en gereedschap
Met gebruikmaking van het noodzakelijkheidscriterium kan de werkgever onbelast zaken als een laptop, een smartphone en een printer vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen aan de werknemer. De gerichte vrijstelling vervalt indien de betreffende zaken niet langer noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld als niet langer sprake is van thuiswerken.
Als de werknemer dan toch deze zaken mag behouden, dient in beginsel de restwaarde op het moment van verdwijnen van de noodzakelijkheid als loon in aanmerking te worden genomen. Wederom kan deze post eventueel worden aangewezen als eindheffingsloon.
Als ondanks het wegvallen van de noodzaak/verplichting thuis te werken nog (aantoonbaar) sprake is van tenminste 90% zakelijk gebruik, zou echter de gerichte vrijstelling voor overige hulpmiddelen mogelijk nog van toepassing kunnen zijn (zie hierna).
Hulpmiddelen
Dit betreft hulpmiddelen van allerlei aard, zoals gereedschappen, apparatuur e.d. Vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van hulpmiddelen die behoudens op de werkplek ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel zakelijk worden gebruikt (tenminste 90%), valt onder de gericht vrijstellingen.
Dit betreft hulpmiddelen van allerlei aard, zoals gereedschappen, apparatuur e.d. Vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van hulpmiddelen die behoudens op de werkplek ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel zakelijk worden gebruikt (tenminste 90%), valt onder de gericht vrijstellingen.
Overige (extra) kosten thuiswerken
Overige (extra) kosten die verband houden met thuiswerken betreffen o.a. kosten van energie en consumpties. Aanwijzing als eindheffingsloon is mogelijk (vrije WKR-ruimte). Werkgevers kunnen immers zelf bepalen waaraan zij de vrije ruimte willen besteden, voor zover dit niet ongebruikelijk is.
Verhoging vrije ruimte 2020
Tot slot; het kabinet heeft vanwege de bijzondere omstandigheden van de coronacrisis voor het jaar 2020 tevens de vrije ruimte verhoogd. Deze bedraagt in 2020 voor de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom per werkgever 3% in plaats van 1,7%.
Bron: SRA 02/11/2020